RODO

Przeprowadzamy audyty RODO, które pozwalają na zweryfikowanie poprawności wdrożenia regulacji w zakresie ochrony danych osobowych przez Administratora Danych. Na podstawie analizy procedur, funkcjonujących zabezpieczeń, wiedzy pracowników oraz praktyki stosowania przepisów w zakresie ochrony danych, przedstawiamy raport z propozycjami dotyczącymi konkretnych zmian lub potwierdzamy poprawność wdrożenia RODO.

Prowadzimy wdrożenia RODO dopasowane do potrzeb konkretnego Administratora Danych i uwzględniające aspekty praktyczne tak, aby wzmocnić naturalne cele danego przedsiębiorcy lub instytucji, nie naruszając jednocześnie zasady legalizmu prawnego. Oferujemy swoim Klientom poczucie stabilności i pewności w obszarze ochrony danych osobowych, dając im przy tym komfort w ramach aktywności, którą prowadzą. Czyniąc to, bazujemy na doświadczeniu we współpracy z wieloma podmiotami z różnych obszarów gospodarki.

Świadczymy kompleksową pomoc prawną i prowadzimy konsultacje w obszarze RODO. Zdarzają się sytuacje, w których warto zasięgnąć porady specjalistów. Dotyczy to na przykład incydentów naruszających ochronę danych. Pomagamy ustalić, czy konieczne jest zgłoszenie takiego incydentu do Prezesa UODO. Pomagamy także w obsłudze skarg i wniosków osób, których dane przetwarzane są przez Administratora Danych. Wskazujemy, w jaki sposób zrealizować wnioski takich osób. Uczymy, jak prawidłowo wdrożyć Rejestr Czynności Przetwarzania oraz Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania. Weryfikujemy poprawność zawartych przez Administratora Umów Powierzenia. Monitorujemy sposób zarządzania zgodami Klienta na przetwarzanie danych i wywiązywania się przez Administratora z obowiązku informacyjnego określonego w RODO. Dodatkowo pomagamy w przygotowaniu tzw. testów równowagi oraz DPIA.

Doradzamy, w jaki sposób przestrzegać zasad ochrony danych osobowych pracowników oraz optymalizować postanowienia wymaganej dokumentacji w postaci obowiązków informacyjnych, zgód itp. w związku z zastosowaniem art. 22 (1), 22 (2) i 22 (3) Kodeksu pracy. Wdrażamy oraz aktualizujemy zapisy Polityki Ochrony Danych Osobowych, Bezpieczeństwa Systemów IT, Polityki Monitoringu Wizyjnego i innych dokumentów wewnętrznych.

PRAWO PRACY

W oparciu o długoletnie doświadczenie w zakresie praktycznego stosowania przepisów prawa pracy, zdobywane także w ramach świadczenia pracy w Państwowej Inspekcji Pracy, oferujemy stałe i doraźne wsparcie Klientów. Nasza oferta w zakresie prawa pracy obejmuje między innymi:

  • doradztwo, opracowywanie dokumentów i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb związanych z charakterem działalności pracodawcy
  • pomoc w przygotowywaniu umów o pracę, w tym porozumień i wypowiedzeń zmieniających, aneksów, informacji o warunkach zatrudnienia, zakresów obowiązków i odpowiedzialności
  • przygotowanie mechanizmu poliwalencji w zatrudnieniu pracowników ograniczających ryzyko wystąpienia istotnych zmian warunków płacy i/lub pracy w przypadku rozszerzania zakresu obowiązków i stosowania wielozadaniowości na stanowiskach pracy
  • przygotowywanie, aktualizację i optymalizację postanowień regulaminów pracy, wynagradzania, premiowania itp.
  • przygotowywanie projektów porozumień zbiorowych uchylających postanowienia regulaminu pracy, wynagradzania, premiowania i nagradzania oraz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – w ramach potrzeb optymalizacji źródeł prawa wewnątrzzakładowego oraz sytuacji organizacyjnej i ekonomicznej pracodawcy (w razie potrzeby)
  • przygotowywanie przejęć pracowników na podstawie zastosowania art. 23 (1) Kodeksu pracy
  • bieżące doradztwo i pomoc w zakresie prowadzonej przez pracodawcę działalności socjalnej oraz jej optymalizacji
  • bieżącą pomoc w zakresie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w obszarze zadań i obowiązków pracodawcy, służby BHP, oraz zespołów powypadkowych
  • aktualizację/audyt/wdrożenie regulaminu przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa na mocy tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów i Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (na etapie jej projektu i wejścia w życie)
  • wdrożenie/aktualizację wewnętrznych procedur antymobbingowych i antydyskryminacyjnych, w tym świadczenie usług zewnętrznych zarówno członka komisji, jak i tzw. rzecznika zaufania
  • pomoc w zakresie dopasowania procedur HR funkcjonujących u pracodawcy do systemu prawa pracy – audyt i dostosowanie systemu ocen okresowych, opisów stanowisk pracy, matryc kompetencyjnych
  • przygotowanie dokumentów i rozwiązań prawnych w zakresie planowanych zmian w przepisach Kodeksu pracy związanych z wejściem w życie tzw. dyrektywy work-life balance w 2022 roku
  • przygotowanie wewnątrzzakładowych źródeł prawa w kontekście nowelizacji przepisów Kodeksu pracy w zakresie organizacji pracy zdalnej
  • świadczenie pomocy w zakresie wpływu przepisów podatkowych związanych z wejściem w życie tzw. „polskiego ładu” w kontekście naliczania wynagrodzeń i optymalizacji kosztów zatrudnienia
  • świadczenie pomocy w tworzeniu dokumentów i rozwiązań wewnątrzzakładowych niebędących źródłami prawa pracy (regulaminy, instrukcje, zarządzenie etc.)
  • wykonanie analizy i aktualizacji treści umów cywilnoprawnych pod kątem wykluczenia cech stosunku pracy w ich postanowieniach
  • przygotowywanie opinii prawnych w zakresie outsourcingu pracowniczego, pracy tymczasowej i innych rozwiązań
  • wykonanie audytu dokumentacji pracowniczej i prowadzonych akt osobowych wraz przygotowaniem ich do procesu digitalizacji
  • przygotowywanie opinii prawnych oraz świadczenie usług doradczych w zakresie funkcjonowania związków zawodowych i rad pracowników – zarówno w kontekście ochrony pracodawcy przed ukonstytuowaniem się organizacji związkowej, bieżącą analizą ryzyka, jak i pomocą w sytuacji objęcia pracodawcy działaniem związku zawodowego
  • przygotowywanie planów restrukturyzacyjnych oraz związanych z redukcją zatrudnienia w celu zapewnienia przeprowadzenia procesu zwolnień indywidualnych i grupowych zgodnie z przepisami prawa
  • świadczenie usług szkoleniowych w zakresie prawa pracy i obszarów powiązanych
  • reprezentowanie pracodawcy przed organami kontrolnymi Państwowej Inspekcji Pracy oraz przygotowywanie odpowiedzi formalnych na środki prawne, a także odwołań od nakazów i wystąpień inspektora pracy
  • udział w mediacjach i negocjacjach z przedstawicielami pracowników lub organizacji związkowych – w ramach działalności bieżącej oraz prowadzonych sporów zbiorowych, czy procesu zwolnień grupowych

HR

Rozwój pracowników

Oferujemy dedykowane rozwiązania przeznaczone dla pracodawców, działów HR oraz kadry kierowniczej/menedżerskiej obejmujące usługi w zakresie:

  • przygotowywania programów onboardingu, adaptacji pracowniczej, bezpiecznego offboardingu i exit interview
  • tworzenia i aktualizacji systemów motywacyjnych – premiowania i nagradzania – finansowego i pozafinansowego
  • tworzenia programów zarządzania absencją pracowników, również w kontekście przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu w związku z obowiązującą od stycznia 2022 roku nową klasyfikacją chorób ICD-11
  • wdrożenia mierzalnych procedur w zakresie analityki HR – wdrożenie/aktualizacja Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI), wdrożenie efektywnych rozwiązań w zakresie controllingu personalnego – wskaźniki, kalkulacje kosztów wynagrodzeń i rekomendacje dla zastosowania narzędzi prawa pracy w zakresie optymalizacji zarządzania personelem
  • przygotowania/aktualizacji opisów stanowisk pracy
  • wykonania wartościowania stanowisk pracy z uwzględnieniem mapingu płacowego oraz kryteriów benchmarkingu
  • pomocy prawnej przy prowadzeniu rekrutacji zewnętrznej i wewnętrznej pracowników, również w formie zdalnej w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy, prawa cywilnego oraz regulacji RODO
Zarządzanie personelem

Wspieramy pracodawców i działy HR w zakresie

  • realizacji ocen pracowniczych 90/180/270/360 stopni
  • tworzenia i aktualizacji opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, również w obszarze zastosowania poliwalencji
  • badania motywatorów do pracy i preferowanych stylów pracy
  • tworzenia matryc kompetencyjnych
  • oceny kompetencji biznesowych, społecznych, poznawczych, osobistych i przywódczych – na etapie rekrutacji i zatrudnienia
  • organizacji pracy zdalnej i optymalizacji kontaktów pracowniczych „na odległość” oraz komunikacji w tzw. zespołach rozproszonych – kanały komunikacji, polecanie i odwoływanie polecenia pracy zdalnej, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo systemów IT
  • tworzenia programów zarządzania absencją, w tym profilaktyki zachowań kontrproduktywnych i absencyjnych pracowników
  • usprawnienia systemu kontroli zarządczej w sektorze publicznym – aktualizacja wskaźników, raportowanie, nadzór nad procesami
  • wdrożenia rozwiązań HR związanych z ochroną osób zgłaszających naruszenie prawa (tzw. sygnalistów)
  • realizacji szkoleń i warsztatów w obszarze soft HR i psychologii
  • wdrażania programów rozwoju talentów
  • wdrażania programów prewencji stresu – I, II i III-go stopnia
  • wdrażania programów wellbeing
Badania i analizy

W ramach świadczonych usług realizujemy badania, analizy i raporty w obszarze HR na podstawie testów psychometrycznych oraz biznesowych w formie on-line i tradycyjnej. W naszym portfolio używamy autorskich, sprawdzonych kwestionariuszy opartych na standaryzowanych rozwiązaniach:

  • KOMpen – do badania różnych obszarów kompetencji pracowników i kadry kierowniczej oraz menedżerskiej
  • RISKer – do badania zachowań ryzykownych, w szczególności w zakładach o zwiększonym lub dużym ryzyku wystąpienia awarii przemysłowej oraz innych zakładach produkcyjnych
  • SATis – do badania atmosfery i satysfakcji z pracy
  • EDU-ASSIST – do badania stylów uczenia się
  • STRESSout – do badania występowania czynników stresogennych, narażenia na stres i metod radzenia sobie oraz diagnozowania przyczyn wypalenia zawodowego
  • MOTiv – do badania motywacji do pracy
  • KBM – do badania narażenia na mobbing oraz dyskryminację i identyfikowania ich źródeł

Każde badanie poprzedzone jest czytelną instrukcją, dostosowaną do profilu ankietowanego, a otrzymane wyniki uwzględniają raport wraz z rekomendacjami indywidualnymi dla pracownika oraz kadry kierowniczej i pracodawcy. W trakcie realizowanych badań dbamy o standardy poufności oraz ochrony danych osobowych.

HR Management

W ramach realizacji usług w zakresie HR Management oferujemy:

  • profesjonalizację obszaru HR: opracowanie podstawowych dokumentów z obszaru HR, zaprojektowanie głównych procesów HR, stworzenie wewnętrznych struktur HR dopasowanych do bieżącej działalności i potrzeb Klienta
  • audyt procesów HR: analizę SWOT, opracowanie raportu dotyczącego stanu obecnego oraz rekomendacji dla osiągnięcia stanu docelowego, opracowanie rekomendacji wraz ze ścieżkami usprawnień w oparciu o bieżące potrzeby i wyzwania Klienta
  • konsulting HR
  • usługi C&B
  • talent management

COMPLIANCE

Wdrożenie i stałe monitorowanie COMPLIANCE u każdego, świadomego odpowiedzialności prawnej i społecznej pracodawcy opiera się na stałym audytowaniu i optymalizacji procedur wewnątrzzakładowych oraz oceny zgodności ich stosowania z powszechnie obowiązującymi regulacjami prawa, które tworzą największe ryzyko popełnienia błędów skutkujących odpowiedzialnością karną, finansową oraz stratami wizerunkowymi.

Systemowe wdrożenie COMPLIANCE:
  • ogranicza bieżące koszty prowadzenia przedsiębiorstwa, w tym koszty postępowań sądowych i ich potencjalnych skutków
  • sprzyja budowaniu pozycji rynkowej firmy, szczególnie w rozumieniu społecznej odpowiedzialności biznesu
  • zwiększa zaufanie pracowników i klientów
  • sprzyja identyfikacji pracowników z firmą
  • pozwala na monitorowanie zmian i szybkie wdrażanie nowych rozwiązań wymuszonych procesami wewnętrznymi i/lub dostosowaniem działalności do zmieniających się okoliczności prawnych i gospodarczych
Whistleblowing i ochrona sygnalistów

W związku z wejściem w życie 17 grudnia 2021 roku przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii eksperci FOURLEX oferują kompleksowe wdrożenie rozwiązań w zakresie:

  • opracowania i wprowadzenia procedury zgłoszeń naruszeń prawa dostosowanej do sytuacji prawnej i organizacyjnej podmiotu prawnego, w tym zakresu przedmiotowego oraz podmiotowego Dyrektywy
  • opracowania wewnętrznych kanałów zgłoszeń
  • opracowania instrukcji rozpatrywania zgłoszeń
  • dostosowania obiegu informacji w kanałach zgłoszeń do regulacji RODO, w tym aktualizacji RCP i obowiązków informacyjnych
  • wprowadzenia rejestru zgłoszeń
  • obsługi zgłoszeń poprzez pełnienie funkcji podmiotu zewnętrznego, o którym mowa w projekcie Ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 6 kwietnia 2022 r. polegającej na przyjmowaniu i potwierdzaniu zgłoszeń, przekazywaniu informacji zwrotnych, informowaniu o działaniach następczych
Dyrektywa work-life balance oraz nowe zasady organizacji pracy zdalnej

Założenia DYREKTYWY PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów w znaczący sposób wpłyną na zmiany w Kodeksie pracy z dniem 2 sierpnia 2022 roku. Zespół ekspertów FOURLEX oferuje przygotowanie pracodawców na zmiany związane z nowymi uprawnieniami urlopowymi, okresami zawierania umów terminowych oraz organizacją pracy zdalnej w myśl projektu nowelizującego przepisy Kodeksu pracy. W ramach realizowanych usług oferujemy:

  • audyt uprawnień urlopowych według kategorii zmiennych – płci, wieku zatrudnionych, uprawnień rodzicielskich
  • przygotowanie, audyt oraz aktualizację obowiązujących zasad organizacji pracy zdalnej oraz wdrożenie regulaminu pracy zdalnej odwołującego się do nowelizacji przepisów Kodeksu pracy i wymaganej dokumentacji: umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, wniosków o wykonanie pracy zdalnej, porozumień itp.
  • przygotowanie porozumienia w sprawie pracy zdalnej do konsultacji ze stroną pracowniczą – przedstawicielem pracowników lub organizacją związkową
  • audyt zawartych umów terminowych pod kątem planowanych zmian przepisów dotyczących proporcjonalnego okresu ich zawierania
AML

W oparciu o zmiany wynikające z nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2021, poz. 815), czyli tzw. „ustawy o AML” oferujemy Klientom kompleksowe wsparcie w zakresie:

  • przeprowadzenia audytu zgodności dotyczącego wdrożenia przez „podmioty obowiązane”, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, wszystkich wymagań wynikających z AML
  • wdrożenia w ramach „podmiotów obowiązanych” praktyk wynikających z nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym procedur uwzględniających wymagania określone w przepisach AML, tj.:
    • wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML oraz dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i transakcji
    • zastosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego
    • raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF)
    • zrealizowanie obowiązkowych szkoleń
    • wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej, w tym prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków
    • wdrożenie anonimowych zgłoszeń naruszeń prawa w zakresie AML (tzw. mali sygnaliści)
KSH

W związku z nadchodzącą nowelizacją Kodeksu Spółek Handlowych zespół FOURLEX oferuje przygotowanie do wdrożenia w przedsiębiorstwie:

  • nowych regulacji prawnych w przypadku działania grup spółek
  • wytycznych dla funkcjonowania rad nadzorczych w ramach nowych kompetencji
  • standardów zachowań członków organów spółek kapitałowych
  • przepisów dotyczących mandatu i kadencji
  • analizy i strategii COMPLIANCE w kontekście ryzyka ograniczenia aktywności gospodarczej osób skazanych za przestępstwa korupcyjne
  • należytych zabezpieczeń przed odpowiedzialnością członków zarządu spółek określonej nowymi zasadami prawa
Społeczna Odpowiedzialność Biznesu i Zrównoważony Rozwój

W związku z zapowiadanym wejściem w życie Dyrektywy CSRD eksperci FOURLEX wspierają praktyki świadomych w zakresie budowania społecznej odpowiedzialności biznesu firm. Na zlecenie naszych Klientów:

  • opracowujemy założenie krótko- i długoterminowe oddziaływania lokalnego, regionalnego i globalnego przedsiębiorcy
  • przygotowujemy systemowe działania na rzecz zrównoważonej konsumpcji, neutralności klimatycznej, ochrony zasobów naturalnych, czy ograniczenia powstawania odpadów
  • pomagamy tworzyć łańcuch wartości obejmujący wszystkich interesariuszy, w tym pracowników i dostawców
  • przygotowujemy raporty CSR
  • przygotowujemy przedsiębiorców do starannego działania w ramach obowiązku publikowania raportów niefinansowych
  • przygotowujemy przedsiębiorców do obowiązku raportowania zagadnień ESG – dane w obszarze środowiskowym (E), społecznym (S) oraz ładu korporacyjnego (G)
Zarządzanie ryzykiem

Zarządzenie ryzykiem w przedsiębiorstwie jest procesem, który ma na celu zmniejszenie zagrożeń do akceptowalnego poziomu. Na podstawie danych i obserwacji (mapowanie ryzyka) w danej Firmie eksperci FOURLEX pomagają opracować schemat usprawnienia jej działalności. Wspieramy naszych Klientów w zakresie ustalenia kategoryzacji czynników ryzyka:

  • zewnętrznych
  • finansowych
  • operacyjnych
  • decyzyjnych
  • wewnętrznych

Zgodnie ze sprawdzoną metodologią, którą stosujemy w oparciu o wytyczne PMI:

  • tworzymy plan badań ryzyka, w tym procedury, dokumentację oraz techniki
  • określamy poziomy ryzyka
  • wykonujemy analizę jakościową istotności niebezpieczeństw oraz analizę ilościową (estymację ryzyka)
  • tworzymy i wdrażamy plany zapobiegania ryzyku
  • monitorujemy i kontrolujemy ryzyko
Audyt i certyfikacja

Prowadzimy audyt wstępny i pogłębiony w zakresie stosowania Compliance przy pomocy listy kontrolnej do oceny ryzyka, a na podstawie jego wyników proponujemy wdrożenie mechanizmów identyfikacji i eliminacji ewentualnych niezgodności. Po wykonaniu audytu Klient otrzymuje pełny raport wraz z rekomendacjami. Po wdrożeniu proponowanych zmian Klient może otrzymać certyfikat zgodności stosowania norm i przepisów prawa SecurEX®

Doradztwo korporacyjne

Doradzamy naszym Klientom zarówno w bieżącej działalności, jak i projektach typu: zakładanie oddziałów, przedstawicielstw, tworzeniu nowych spółek, czy przekształcenia lub fuzje. Prowadzimy pełną obsługę prawną niezbędną w bieżącym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa opartą na przygotowywaniu ekspertyz, opinii, analiz prawnych, sporządzaniu i opiniowaniu kontraktów, jak również wdrażaniu rozwiązań zapewniających zgodność z prawem, a więc przygotowaniu procedur, aktów wewnętrznych, regulaminów, protokołów oraz uchwał. W przypadku podmiotów korporacyjnych z kapitałem zagranicznym zapewniamy dostosowanie działań do polityk spółek dominujących. Przygotowujemy i pomagamy wprowadzić procedury zapewniające zgodność z kierunkiem działania i zasadami etyki korporacji (tzw. ład korporacyjny). Pomagamy również w tworzeniu systemu kultury prawnej firmy, kodeksów etyki, wartości oraz misji.

FINANSE

Ryzyka podatkowe

Dynamicznie zmieniające się otoczenie prawne generuje w sposób naturalny ryzyko popełnienia nieumyślnych błędów w zakresie określanych przez firmę zobowiązań podatkowych. Niestety, nawet nieświadome popełnienie błędów w zakresie określenia wysokości zobowiązania podatkowego wiązać może się z konsekwencjami finansowymi. Podstawowym sposobem minimalizacji ryzyka podatkowego jest wdrożenie w procesie dokonywania rozliczeń podatkowych stosownych instrukcji podatkowych, pozwalających na powtarzalność standardów weryfikacji poszczególnych transakcji pod kątem ich wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego podmiotu. Eksperci FOURLEX świadczą na rzecz przedsiębiorców kompleksowe usługi COMPLIANCE w zakresie eliminacji ryzyka zaniechania należytej staranności oraz naruszenia przepisów podatkowych. Pomagamy również w optymalizacji i doborze najkorzystniejszych mechanizmów finansowych oraz podatkowych na podstawie wykonywanych audytów i analiz.

Stosowanie przez przedsiębiorstwa instrukcji podatkowych najczęściej odnosi się do zakresu:

  • podatku dochodowego
  • podatku od towarów i usług
  • podatku akcyzowego
  • podatku od czynności cywilno-prawnych.

Elementem towarzyszącym instrukcjom podatkowym jest dokumentacja w zakresie polityki rachunkowości stosowanej przez podmiot. Usystematyzowana dokumentacja w zakresie przyjętej polityki rachunkowości i stosowanych instrukcji podatkowych zwiększa transparentność dokonywanych przez firmę rozliczeń, umożliwiając sprawniejsze eliminowanie ryzyka m.in.:

  • dokonywania pozornych transakcji celem generowania fikcyjnych kosztów uzyskania przychodu oraz podatku naliczonego VAT,
  • niezrealizowania zobowiązań podatkowych w pełnej wysokości,
  • zawyżenia kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej oraz podatku naliczonego, związane z wykorzystywaniem faktur, które nie dokumentują rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych,
  • niewywiązywania się z obowiązku płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych,
  • związanego z transakcjami z podmiotami powiązanymi.
Ryzyko w zakresie porozumień inwestycyjnych

Działalność inwestycyjna w swoją naturę wpisaną ma kosztochłonność podejmowanych działań. Nagłe pojawienie się wysokich kosztów, może prowadzić do zdarzeń nietypowych dla dotychczasowej działalności przedsiębiorcy. Na gruncie interpretacji przepisów prawa niejednokrotnie organy administracji skarbowej wykazywały odmienne od inwestorów zdanie w zakresie zasadności zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Postępowanie dowodowe w tym zakresie staje się tym bardziej skomplikowane, im większy zakres inwestycji. W celu minimalizacji ryzyka wynikającego z rozbieżnych interpretacji przepisów inwestorom udostępniono instrument jakim jest Porozumienie Inwestycyjne. Stanowi ono dobrowolną formę współpracy podatników z organami Krajowej Administracji Skarbowej. Porozumienie Inwestycyjne to odpowiedź na potrzeby strategicznych inwestorów – zarówno zza granicy, jak i z Polski. Porozumienie Inwestycyjne zawrzeć może każdy, kto planuje lub rozpoczął w Polsce inwestycję o wartości 100 mln zł (od 2025 r. granica ta wynosić będzie 50 mln zł). Instrument ten dedykowany jest nowym inwestycjom, czyli:

  • inwestycjom w rzeczowe aktywa trwałe lub wartości niematerialne i prawne związane z założeniem nowego zakładu, zwiększeniem zdolności produkcyjnej istniejącego zakładu, dywersyfikacją produkcji zakładu przez wprowadzenie produktów uprzednio nieprodukowanych w zakładzie lub zasadniczą zmianą dotyczącą procesu produkcyjnego istniejącego zakładu
  • nabyciu aktywów należących do zakładu, który został zamknięty lub zostałby zamknięty, gdyby zakup nie nastąpił, przy czym aktywa nabywane są przez przedsiębiorcę niezwiązanego ze sprzedawcą i wyklucza się samo nabycie akcji lub udziałów przedsiębiorstwa.

Porozumienie inwestycyjne ma charakter wiążący zarówno dla inwestora, jak i dla organów podatkowych inwestora. Daje to inwestorowi, istotną z punku biznesowego, gwarancję stabilności w stosowaniu przepisów prawa podatkowego. Pozwala również uniknąć powstania zaległości podatkowej, wynikającej z zakwestionowania post factum przez urząd skarbowy zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Ryzyko niedopełnienia realizacji obowiązków niefinansowych

Poza zobowiązaniami podatkowymi i innymi obciążeniami finansowymi, polskie prawo przewiduje względem niektórych przedsiębiorców również występowanie obowiązków niefinansowych, w przeważającej mierze mających charakter informacyjny. W zakresie tych obowiązków ich zaniechanie stanowi podstawę do wymierzenia sankcji. Wśród instrumentów takich na szczególną uwagę zasługują:

a) obowiązek informowania o realizacji strategii podatkowej

Do 31 grudnia każdego roku na mocy art. 27b Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych niektórzy podatnicy zobowiązani zostali do ujawniania informacji o realizowanej w poprzednim roku strategii podatkowej. Niedopełnienie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny do 250 000 zł. Obowiązek sporządzenia i podania do publicznej wiadomości informacji o realizacji strategii podatkowej za dany rok podatkowy dotyczy podatników, których przychody podatkowe przekroczyły 50 mln EUR w roku podatkowym (tzw. duzi podatnicy; próg ten powinien być rozpatrywany indywidualnie per podatnik), oraz podatkowych grup kapitałowych (bez względu na kwotę przychodów). Pełna treść strategii podatkowej może stanowić dokument wewnętrzny firmy, kodyfikujący wszystkie istotne podatkowo instrukcje i procedury w zakresie ustalania zobowiązań podatkowych oraz ich terminowego regulowania, jak i również określać dopuszczalne przez politykę firmy poziomy ryzyka podatkowego, jej cele i misje podatkowe.

b) obowiązek raportowania ESG

Obowiązek raportowania ESG (Environmental, Social, Governance) wprowadzony został przez kraje Unii Europejskiej w związku z przyjęciem dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Społeczna odpowiedzialność biznesu oznacza, iż przedsiębiorstwo dobrowolnie uwzględnia interes społeczny i kwestie ochrony środowiska naturalnego w swojej działalności biznesowej oraz relacjach z grupami funkcjonującymi w jej otoczeniu. To podejście, według którego jednostka generująca zysk uwzględnia w swojej strategii interesy społeczne i zachowanie równowagi środowiskowej, m.in. przez nawiązywanie uczciwych relacji z klientami, pracownikami, właścicielami i inwestorami, dostawcami, konkurencją i społecznością lokalną. Na gruncie polskiego prawa wymogi dyrektywy wprowadzono w art. 49b Ustawy o rachunkowości. Krajowe przepisy przewidują obowiązek ujawnienia w sprawozdaniu z działalności lub odrębnym oświadczeniu m.in. takich informacji, jak:

  • opis modelu biznesowego jednostki,
  • kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki,
  • opis polityk stosowanych przez jednostkę w odniesieniu do zagadnień społecznych, środowiska naturalnego, poszanowania praw człowieka, przeciwdziałania korupcji i łapownictwu oraz opis rezultatów stosowania tych praktyk,
  • opis procedur należytej staranności,
  • opis istotnych ryzyk mogących wywierać niekorzystny wpływ na działalność jednostki, w tym opis zarządzania tymi ryzykami.

Obowiązkiem publikacji informacji w tym zakresie objęte zostały jednostki wskazane w art. 3 ust. 1e pkt 1-6 Ustawy o rachunkowości, które są spółkami kapitałowymi, komandytowo-akcyjnymi i jawnymi lub komandytowymi, gdzie wszyscy wspólnicy ponoszący nieograniczoną odpowiedzialność są krajowymi lub zagranicznymi spółkami kapitałowymi, jeśli w roku bieżącym i poprzednim zostały przekroczone w jej sprawozdaniu finansowym dwa progi:

  1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty na poziomie 500 osób lub więcej oraz
  2. suma aktywów bilansu – 85 000 000 zł lub suma przychodów netto ze sprzedaży produktów i towarów – 170 000 000 zł.

Począwszy od roku 2023 obowiązek sporządzania oświadczenia i składania go do rejestru sądowego dotyczyć będzie również podmiotów, które zatrudniają ponad 250 pracowników.
Niesporządzenie oświadczania o informacjach niefinansowych lub brak tego oświadczenia w sprawozdaniu z działalności podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do dwóch lat albo obu tym karom łącznie. Natomiast niezłożenie do rejestru sądowego podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

CIT estoński

Estoński CIT daje spółkom prawa handlowego szereg korzyści takich jak:

  • możliwość stosowania niższej stawki opodatkowania
  • brak konieczności prowadzenia rachunkowości podatkowej
  • brak konieczności ustalania podatkowych kosztów uzyskania przychodów
  • brak konieczności obliczania podatkowych odpisów amortyzacyjnych.

Stosowanie estońskiego CIT wpływa nie tylko na wysokość podatku dochodowego. Jego główną zaletą, zwłaszcza dla młodych spółek, jest zmniejszenie kosztów związanych z bieżącą obsługą spółki. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych określa jednak zarówno obniżoną stawkę podatku dochodowego od osób prawnych, jak i warunki podmiotowe, których dochowanie stanowi o dopuszczalności zastosowania tej stawki. Warunki określone ustawą nierozerwalnie związane są z szeregiem wskaźników odnoszących się do aspektów takich jak wielkość zatrudnienia, struktura przychodów, skład akcjonariatu. Wszystkie te elementy mogą wraz z rozwojem spółki podlegać zmianom. W celu zapewnienia poprawności stosowania estońskiego CIT kluczowe jest opracowanie dokumentacji w zakresie weryfikacji dopuszczalności stosowania.

Ryzyka wynikające z dokonywania transakcji handlowych

W zakresie dokonywania transakcji handlowych ryzyka wynikać mogą z konieczności zapewnienia właściwej dokumentacji dokonywanych transakcji oraz sprawozdawania z jej prowadzenia. Zobowiązania towarzyszące transakcjom handlowym są jednymi z bardziej licznych, a jednocześnie stosunkowo rzadziej omawianych, niż kwestie mające zastosowanie do wszystkich podmiotów gospodarczych. Jednocześnie to właśnie transakcje handlowe mogą być potencjalnym źródłem rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy przedsiębiorstwem a organami administracji skarbowej (np. w zakresie stosowanych cen transferowych. Wymogi o kluczowym wpływie na ryzyka wynikające z prowadzenia transakcji handlowych to m.in.:

a) obowiązek złożenia sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

W terminie do 31 stycznia 2022 r. niektórzy polscy podatnicy zobowiązani są do złożenia po raz pierwszy do złożenia rocznego sprawozdania o terminach zapłaty w transakcjach handlowych za rok ubiegły. W roku 2022 obowiązek taki nałożony został na:

  • poszczególne firmy wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej, bez względu na wysokość osiągniętych przychodów
  • podatników podatku dochodowego od osób prawnych, inni niż podatkowe grupy kapitałowe, u których wartość przychodu uzyskana w roku podatkowym, który zakończył się w roku kalendarzowym poprzedzającym rok podania indywidualnych danych podatników do publicznej wiadomości, przekroczyła równowartość 50 mln euro według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego poprzedzającego rok, w którym składane jest sprawozdanie.

Ujawnieniu podlega wartość otrzymanych jak i spełnionych świadczeń pieniężnych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie:

  • nieprzekraczającym 30 dni
  • od 31 do 60 dni
  • od 61 do 120 dni
  • przekraczającym 120 dni.

Niezłożenie sprawozdania w terminie stanowi wykroczenie i może skutkować ukaraniem karą grzywny.

b) ryzyka związane z transakcjami asymetrycznymi

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje 60-dniowy maksymalny umowny termin zapłaty w tzw. transakcjach asymetrycznych, czyli takich, w których zobowiązanym do zapłaty dłużnikiem jest duża firma, a oczekującym na płatność wierzycielem przedsiębiorca należący do sektora MMŚP. W przypadku, gdyby mimo to strony ustaliły w umowie termin dłuższy, to „automatycznie”, z mocy ustawy, w jego miejsce zastosowanie znajdzie termin 60-dniowy. Całkowicie wykluczona zostanie zatem możliwość narzucania MMŚP przez duże firmy umownych terminów płatności dłuższych niż 60 dni.
Co więcej, w myśl znowelizowanych przepisów to na dłużniku spoczywa ciężar udowodnienia, że ustalony w umowie dłuższy niż 60-dniowy termin, nie był wobec wierzyciela rażąco nieuczciwy. Ustalenia, iż termin zapłaty był rażąco nieuczciwy wierzyciel może żądać w ciągu 3 lat od dnia, w którym nastąpiła zapłata lub w którym zgodnie z ustawą powinna była nastąpić – wierzyciele będą mogli zakwestionować przedłużony umownie ponad 60 dni termin i dochodzić odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensat nawet już po pełnym wykonaniu (formalnym zakończeniu) umowy. Chcąc zabezpieczyć się przed ryzykiem operacyjnym wynikającym z terminów zapłaty ustalanych dla transakcji handlowych jest, na gruncie formalnym jak i praktycznym, wdrożenie wewnętrznych procedur w zakresie postępowania w ramach negocjacji ww. terminów oraz dokumentowania procesów i okoliczności ustalenia terminów w sposób pozwalający na wykluczenie wystąpienia rażącej nieuczciwości.

c) ryzyka związane z transakcjami z podmiotami powiązanymi

W momencie występowania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi pojawia się konieczność prowadzenia stosownej dokumentacji wewnętrznej cen transferowych. Co do zasady, ceną transferową jest w istocie każda stawka, po której podmiot dokonał dostawy towaru na rzecz drugiego. Transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi często budzą jednak wątpliwości organów podatkowych w kontekście ich ewentualnego wykorzystania do zmniejszenia łącznych obciążeń podatkowych. Art. 23o ust.2 ustawy o PIT stanowi, iż jeżeli w wyniku istniejących powiązań zostaną ustalone lub narzucone warunki różniące się od warunków, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane, i w wyniku tego podatnik wykazuje dochód niższy (stratę wyższą) od tego, jakiego należałoby oczekiwać, gdyby wymienione powiązania nie istniały, organ podatkowy określa dochód (stratę) podatnika bez uwzględnienia warunków wynikających z tych powiązań. Organom podatkowym pozostawiono więc relatywnie dużą swobodę w zakresie decydowania o tym, czy transakcje doprowadziły do uszczuplenia wpływów do budżetu państwa. W celu wykazania, iż stosowane przez podmioty powiązane ceny są zgodne z cenami jakie obserwowane byłyby w transakcjach pomiędzy podmiotami niepowiązanymi, konieczne jest prowadzenie wewnętrznej dokumentacji cen transferowych. Bardziej efektywnym sposobem minimalizowania ryzyka cen transferowych jest wykorzystanie dobrowolnej formy współpracy z organami Krajowej Administracji Skarbowej w postaci procedury APA. APA (Advance Pricing Arrangements) to inaczej formalne porozumienia w sprawach ustalenia cen transakcyjnych między podatnikiem a organem podatkowym. Jest to rodzaj umowy zawieranej między podatnikiem a organem podatkowym, w której organ akceptuje wybór i sposób stosowania metody ustalania ceny transferowej stosowanej w relacjach podatnika i podmiotów z nim powiązanych. Porozumienie takie przybiera formę decyzji administracyjnej, organem właściwym do jego zawarcia jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Przez okres obowiązywania porozumienia KAS nie ma możliwości zakwestionowania stosowanych cen, co praktycznie eliminuje ryzyko cen transferowych.

Wdrożenie powyżej wzmiankowanych dokumentów i procedur, w tym dobrowolnie stosowanych przez podatników, pozwala na gruntowne przygotowanie podmiotu do wdrożenia Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego w ramach uczestnictwa w Programie Współdziałania. Zgodnie z Art. 20u. pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnik, który zawarł umowę o współdziałanie, jest obowiązany do posiadania skutecznego i adekwatnego zbioru zidentyfikowanych i opisanych procesów oraz procedur dotyczących zarządzania wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i zapewniających ich prawidłowe wykonanie (ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego). Wdrażając powyższe narzędzia podatnik ma możliwość uzyskania wysokiego stopnia transparentności dokonywanych przez siebie rozliczeń podatkowych.

Przewiń na górę